Tugas PPK – Dalam meningkatkan pelayanan publik di masyarakat dibutuhkan infrastruktur yang menunjang. Seiring dengan berjalannya waktu, infrastruktur ini memerlukan peremajaan atau dibutuhkan barang baru.
Bukan tidak mungkin harganya cukup mahal dan jumlahnya tidak sedikit. Dengan demikian, pemerintah memiliki pejabat yang berwenang untuk mengatur sebuah pengadaan. Itu lah inti dari tugas PPK.
PPK adalah kependekan dari Pejabat Pembuat Komitmen. Tugas PPK sangat krusial dalam hal pengadaan barang dan jasa. Tugas dan wewenangnya diatur secara hukum dan bersifat sah.
Mengacu pada Peraturan Presiden Republik Indonesia No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah disebutkan bahwa PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa. Ada pula PP No. 45 Tahun 2013 yang menuliskan bahwa PPK memiliki kewenangan terhadap pengeluaran anggaran belanja negara.
Tugas PPK Berdasarkan Perpres 16 Tahun 2018
Kegiatan pengadaan barang dan jasa tidak semata – mata membeli barang atau menggunakan jasa begitu saja. Ada prosedur yang harus ditempuh, salah satunya proses kontrak/perjanjian dengan penyedia barang/jasa atau pelaksana swakelola. Tugas PPK dijalankan berdasarkan Perpres 16 Tahun 2018 Pasal 11, di antaranya seperti berikut ini :
1. Menyusun Perencanaan Pengadaan
PPK harus tau program apa saja yang direncanakan di kantor yang menjadi tanggung jawabnya. Dari situ PPK bisa merencanakan pengadaan sehingga saat proses pengadaan dimulai berjalan efektif dan efisien. Perencanaan dapat berupa identifikasi kebutuhan, jadwal pengadaan, anggaran biaya, dan sebagainya.
2. Menetapkan Spesifikasi Teknis / Kerangka Acuan Kerja (KAK)
KAK dikenal juga dengan Term of Reference (TOR). TOR dijadikan acuan dalam persetujuan anggaran karena di dalamnya menginformasikan latar belakang, tujuan, dan ruang lingkup pengadaan. Selain itu, detail-detail yang menyangkut pengadaan pun dituangkan di dalam TOR.
3. Menetapkan Rancangan Kontrak
Tugas PPK adalah mengambil keputusan dalam menetapkan rancangan kontrak pengadaan. Ini harus melewati sejumlah pertimbangan karena akan berdampak pada proses pengadaan dan kondisi setelahnya apabila dilakukan untuk jangka panjang.
4. Menetapkan HPS
HPS (Harga Perkiraan Sendiri) harus ditetapkan oleh PPK. HPS berisi jumlah uang yang akan keluar kemudian dijadikan pertimbangan apakah nominal tersebut layak atau tidak. Cara perhitungan HPS berdasarkan biaya atas pekerjaan barang / jasa sesuai dengan syarat – syarat yang diajukan, kemudian dikalkulasikan dengan keahlian dan data lain sebagai landasan yang dapat dipertanggungjawabkan.
Baca Juga: Tugas TNI
5. Menetapkan Besaran Uang Muka
Uang muka ini merupakan bagian dari perjanjian dengan penyedia barang / jasa dan dibayarkan kepada mereka. Maka dari itu, sudah menjadi tugas PPK untuk mengetahui anggaran secara detail sehingga bisa memutuskan down payment di muka. Ini nantinya akan dipertanggungjawabkan sebagai pengeluaran negara.
6. Mengusulkan Perubahan Jadwal Kegiatan
Proses pengadaan tidak dapat dilakukan secara mendadak. Semuanya harus terencana dan sesuai prosedur, maka dibutuhkan jadwal agar proses pengadaan bisa sesuai target dan berjalan efektif.
7. Menetapkan Tim Pendukung
Proses pengadaan pun tidak dapat dilakukan jika tidak adanya sebuah tim. Masing – masing orang nantinya akan memiliki tugas dan tanggung jawab sendiri. PPK bertugas untuk membentuk tim ini dan memilih orang – orang yang dianggap pantas.
8. Menetapkan Tim atau Tenaga Ahli
Sama halnya seperti menetapkan tim pendukung, namun dalam hal ini tim berisi oleh orang – orang yang ahli. Misalnya perlu ada seorang teknisi, operasional di lapangan, dan sebagainya. Proses pengadaan perlu melibatkan banyak pihak agar barang / jasa yang diproses tidak salah sasaran.
Baca Juga: Tugas Sales
9. Melaksanakan E-Purchasing dengan Nilai Paling Sedikit di Atas Rp 200 Juta
Pihak yang berhak melakukan e-purchasing adalah PPK apabila nilai pengadaannya minimal Rp 200.000.000 (dua ratus juta rupiah). Ini merupakan salah satu metode pembelian barang / jasa melalui sistem katalog elektronik. Ada aplikasi khusus yang dikembangkan oleh LKPP untuk memenuhi tugas PPK ini.
10. Menetapkan Surat Penunjukkan Penyedia Barang / Jasa
Salah satu dokumen yang harus dibuat dalam proses pengadaan barang / jasa adalah BAHP. BAHP sendiri merupakan singkatan dari Berita Acara Hasil Pelelangan. Dalam dokumen ini PPK harus menyatakan apakah menyetujui pekerjaan pengadaan barang / jasa atau tidak yang nantinya dilaksanakan oleh penyedia barang / jasa.
11. Mengendalikan Kontrak
Sebelum proses pengadaan dimulai, harus ada kontrak yang diketahui dan disetujui oleh PPK dan sebuah penyedia barang / jasa. PPK perlu mengawasi jalannya kontrak ini, hingga proses pengadaan barang / jasa selesai. Semua hal yang tercantum dalam perjanjian harus sesuai dengan kenyataannya. Maka PPK perlu tau kondisi barang / jasa yang sesuai agar tidak tertipu.
12. Melapor Kepada PA / KPA
Hal yang dilaporkan kepada PA / KPA adalah pelaksanaan dan penyelesaian kegiatan pengadaan barang / jasa. PA adalah Pengguna Anggaran, pejabat yang berwenang dalam penggunaan anggaran kementerian atau pemerintah daerah. Sedangkan KPA adalah pejabat yang mendapat wewenang atas perintah dari PA. Wewenang KPA mirip seperti PA yakni berkaitan dengan penggunaan anggaran negara.
13. Menyerahkan Hasil Pekerjaan Kepada PA / KPA dengan Berita Acara Penyerahan
Hasil pekerjaan pun harus dilaporkan kepada PA / KPA karena kedua pejabat tersebut yang menurunkan anggaran negara. Hasil pekerjaan dituangkan dalam berita acara penyerahan sebagai bukti kegiatan pengadaan sudah berjalan sebagaimana rencana sebelumnya.
14. Menyimpan dan Menjaga Keutuhan Dokumen
PPK juga bertugas dan bertanggung jawab dalam menjaga keutuhan dokumen. Seluruh dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan disimpan oleh PPK. Apabila sewaktu – waktu dibutuhkan atau ada audit, PPK wajib menyerahkan dokumen jika dibutuhkan.
15. Menilai Kinerja Penyedia
Salah satu alasan sebuah penyedia kontraknya diperpanjang adalah apabila menunjukkan kinerja yang baik. Sudah menjadi tugas PPK dalam memantau kualitas yang diberikan sepanjang kontrak berlangsung. Dengan begitu, PPK wajib tau penyedia barang / jasa siapa saja yang sedang memiliki kontrak kerjasama. Pada akhir periode, PPK akan mengevaluasi dan memberikan rekomendasi apakah penyedia barang / jasa tersebut pantas diperpanjang atau tidak.
Baca Juga: Tugas Project Manager
Wewenang PPK dalam Proses Pengadaan
Setelah mengetahui sejumlah tugas PPK, kini saatnya membahas wewenang PPK dalam proses pengadaan. Adapun wewenang yang dimiliki PPK merupakan pelimpahan tugas dari PA / KPA. Adapun wewenang yang dimaksud adalah:
1. Melakukan Tindakan yang Berkaitan dengan Pengeluaran Anggaran Belanja
PPK berhak untuk melakukan tindakan apa pun yang mempengaruhi pengeluaran anggaran belanja. PPK memiliki kuasa untuk me-review rincian anggaran apakah sudah sesuai atau belum, serta apakah dana sejumlah itu memang layak dikeluarkan atau tidak.
2. Mengadakan dan Menetapkan Perjanjian dengan Pihak Lain
PPK memiliki wewenang untuk menjalin kerja sama dengan siapa pun. Selama perjanjian yang dilaksanakan sesuai dengan anggaran belanja, maka PPK bisa menggunakan wewenang ini.
Di balik seluruh tugas PPK yang cukup banyak dan rumit, posisi ini merupakan jabatan yang bergengsi dan terhormat. Dengan menjadi PPK, seorang ASN dapat berkontribusi secara nyata terhadap pembangunan masyarakat. Namun dengan catatan semua pengadaan barang / jasa melewati prosedur yang semestinya. Tidak ada penyelewengan, baik dari segi anggaran maupun penunjukan penyedia barang / jasa.
